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Algunas personas pueden decir: "No sé si es una buena idea HANKO el presupuesto". No es necesariamente necesario colocar un HANKO o sello cuadrado en el presupuesto. Sin embargo, si se coloca un HANKO o un sello cuadrado en el presupuesto, será más fácil reconocerlo como un "documento oficial". Te explicaremos por qué es mejor sellar tu presupuesto con un HANKO o sello cuadrado.
No es necesario tener HANKO o sello cuadrado en el presupuesto.
Como se mencionó anteriormente, no se requiere un HANKO o un sello cuadrado en el presupuesto. Incluso si el presupuesto no está sellado con un HANKO o un sello cuadrado, la validez del presupuesto permanece sin cambios. Sin embargo, si el HANKO no está sellado, es posible que no sea reconocido como documento oficial.
Una cotización es un documento que se presenta a un socio comercial antes de firmar un contrato, por lo que es mejor HANKO y presentarla al socio comercial como un "documento oficial emitido por la empresa". un sentido de confianza. Por lo tanto, no es necesario tener un HANKO o sello cuadrado en la cotización, pero es una buena idea colocar un HANKO o sello cuadrado en la cotización para brindar tranquilidad a sus socios comerciales.
¿Qué es una cotización?
Una cotización es un documento que el ordenante presenta al ordenante antes de celebrar un contrato, especificando los detalles de la transacción, como el monto, la cantidad, la fecha de entrega, las condiciones de pago, etc. El comprador confirma los detalles de la transacción enumerados en la cotización y luego decide si realiza el pedido. Los presupuestos pueden estar sujetos a aprobación, por lo que son documentos importantes que afectan la relación de confianza con los socios comerciales.
Sobre el papel de la cita
Dado que la cotización no es un documento para la celebración oficial de un contrato, no se requiere HANKO o sello cuadrado. Sin embargo, la cotización también tiene la función de establecer una relación de confianza entre el receptor y el ordenante antes de la celebración de un contrato. Entendamos el papel de un presupuesto y veamos por qué es una buena idea sellarlo.
Rol 1. Verificar si el lado del pedido y el lado del recibo están en la misma página
Las cotizaciones también se utilizan para confirmar los detalles de la transacción descrita en la cotización tanto en el lado del pedido como en el lado del receptor, y para garantizar que ambas partes comprendan los detalles de la transacción. Si sólo se dan explicaciones verbales, existe el riesgo de que se produzcan malentendidos y los intercambios de "dije" y "no dije" pueden causar problemas.
Es importante indicar claramente los detalles de la transacción en el presupuesto y conservarlo como documento. Tenga cuidado de no omitir nada y verifique cada vez para asegurarse de que esté incluida la información requerida. Además, al colocar su HANKO en la cotización, puede demostrar la intención y confianza de que la cotización ha sido emitida como un "documento oficial".
[Asuntos a incluir en el presupuesto]
- Cantidad de dinero
- cantidad
- fecha límite
- Proceso
- Detalles del producto y servicio
- Términos de pago
- Información del ordenante/receptor del pedido
- fecha de emisión
- fecha de caducidad etc
Por otro lado, hay casos en los que los detalles de las transacciones y servicios están claramente indicados en el sitio web. Si no hay diferencia de entendimiento entre las partes receptora y ordenante, no es necesaria una cotización.
Función 2. Útil para "estimaciones comparativas" para comparar varias estimaciones
Cuando el ordenante presenta estimaciones de varias empresas y compara y considera la compra del producto o servicio, se denomina "cotización competitiva". Esto es útil cuando el cliente compra un servicio o producto con más beneficios basándose en cotizaciones proporcionadas por varias empresas. Lo más importante en una cotización son los detalles de la transacción, pero si hay una pequeña diferencia, puede deberse a la personalidad de la persona y la confiabilidad de la cotización en comparación con otras empresas.
Sobre el período de retención de estimaciones.
Una cotización es un documento de respaldo. Es obligatorio conservarlo durante un periodo de tiempo determinado. El período de almacenamiento difiere para corporaciones y empresas unipersonales, para corporaciones generalmente es de 7 años a partir del año fiscal en el que se emitió la cotización, y para empresas unipersonales, generalmente es de 5 años a partir de la fecha límite de declaración de impuestos para el año fiscal en el que se emitió la cotización. fue emitido.
Por qué deberías sellar tu presupuesto
Dado que el presupuesto es un documento que se utiliza para presentar los detalles de la transacción antes de la firma de un contrato, no es necesariamente necesario colocar un HANKO o sello cuadrado. Sin embargo, algunas empresas no consideran documentos oficiales los documentos sin sello. A menos que haya un motivo especial, lo mejor es sellar el presupuesto.
Razón 1: Sellar el presupuesto se convierte en un “documento oficial”
Se ha convertido en una cultura en las empresas japonesas colocar HANKO en los documentos, y algunas empresas incluso lo consideran de sentido común y buenos modales. Especialmente para empresas con una larga trayectoria o empresas que valoran las costumbres tradicionales, la presencia o ausencia de un sello puede tener un impacto en la imagen de la empresa.
Incluso si un documento no requiere sello, no puede considerarse un documento oficial sin sello. Al crear una cotización, lo mejor es sellarla con su sello, salvo circunstancias especiales, para demostrar que es un documento oficial emitido por la empresa.
Razón 2: Tener un sello en el presupuesto da una sensación de confianza y seguridad.
En algunos casos, el ordenante recibe la oferta y decide los detalles de la transacción después de su aprobación. Las solicitudes de aprobación a menudo requieren el juicio y las decisiones de superiores y gerentes, y la confiabilidad de la empresa que recibe la orden a menudo se considera importante.
En estos casos, se puede utilizar si hay un HANKO o sello cuadrado en el presupuesto para determinar si la empresa ha aprobado y emitido correctamente el presupuesto. Es una buena idea sellar el HANKO para dar al comprador una sensación de confianza y seguridad.
¿Qué HANKO debo utilizar para mi presupuesto?
Existen varios HANKO para empresas (corporaciones), pero ¿ HANKO se debe utilizar para las cotizaciones? También presentaremos los tipos de HANKO corporativos.
1. Sello cuadrado (sello de empresa)
Kakuin es un HANKO con una impresión rectangular, y lleva grabado el nombre de la empresa o el nombre comercial, y también se utiliza como sello de empresa. El propósito de colocar un sello cuadrado es mostrar que se trata de un "documento oficial" de una corporación. En otras palabras, lo mejor es poner un sello en el presupuesto.
Sin embargo, en el caso de documentos presentados ante oficinas gubernamentales, etc., es posible que se requiera un sello de representante (sello corporativo registrado). Si hace negocios con alguien por primera vez, asegúrese de verificar qué HANKO son válidos.
Básicamente, no hay problema si solo coloca un sello cuadrado en el presupuesto, pero se recomienda colocar el sello del responsable además del sello cuadrado. Al sellar el sello cuadrado se puede acreditar que es un documento oficial aprobado por la empresa, y al sellar al responsable se puede aclarar quién estuvo a cargo del documento. Si sella tanto el sello cuadrado como el sello del responsable, dará una impresión más educada al cliente.
El sello cuadrado se estampa no sólo en presupuestos sino también en contratos, recibos, facturas, etc.
2. Sello representativo (sello corporativo, sello registrado de empresa, sello de cargo)
El sello representativo también se denomina sello registrado corporativo, sello registrado de empresa o sello de cargo, y es el HANKO más importante entre los HANKO de empresa. Debido a su forma redonda, a veces se le llama sello redondo.
El sello representativo tiene la función de acreditar los derechos y obligaciones de un representante corporativo. Al establecer una empresa, se debe registrar un sello representativo en la Oficina de Asuntos Jurídicos y un HANKO corporativo es el HANKO registrado. El sello representativo básicamente no se usa mucho en el trabajo diario.
3.Sello del banco corporativo
Un sello bancario corporativo es un HANKO utilizado por las empresas al realizar transacciones corrientes con los bancos. Al presentar una notificación a una institución financiera y registrarla, ésta tendrá efectos como sello bancario corporativo. Las letras y cheques emitidos por empresas no se pueden liquidar a menos que estén sellados con un sello bancario corporativo. Por otro lado, si tienes un sello bancario corporativo, puedes realizar todos los pagos relacionados con el dinero de una empresa, por lo que debes tener cuidado al manejarlo.
Generalmente, para distinguir los sellos bancarios corporativos de los sellos representativos, se recomienda utilizar un HANKO que sea un tamaño más pequeño que el sello representativo.
4. Sello
Un sello personal es un HANKO utilizado principalmente por individuos y no es un HANKO organizacional como un sello representativo o un sello bancario corporativo. Al recibir un paquete, séllelo para indicar que lo ha confirmado. Es un HANKO que se puede utilizar en muchas situaciones en el día a día. Puede usar un sello para colocar su sello en el presupuesto, pero da una impresión un poco más clara, por lo que es mejor usar un sello cuadrado en el presupuesto.
De hecho, todos los HANKO de la empresa, excepto el sello del representante, son sellos registrados. En otras palabras, no hay ningún problema en utilizar el sello bancario al recibir paquetes. Sin embargo, si se utiliza un sello de banco en situaciones en las que los HANKO se utilizan a diario, existe el riesgo de que se haga un mal uso de la impresión del sello. Para evitar problemas, es mejor no utilizar un sello de banco como sello, sino preparar un HANKO separado para su sello.
Tampoco hay problema en utilizar un HANKO tipo sello, ampliamente conocido como Shachihata, como sello. Sin embargo, hay algunos documentos para los cuales no se puede utilizar Shachihata, por lo que se recomienda tener tanto un HANKO como Shachihata.
5. Sello de responsable
Un sello de persona a cargo es un HANKO que se utiliza para aclarar quién está a cargo de un trabajo en particular. Al crear una cotización, al colocar el sello del responsable junto con el sello cuadrado, podrá mostrarle al cliente quién creó la cotización. Sin embargo, dado que el sello del responsable es un sello certificado, existe la posibilidad de que el responsable confirme por separado que fue sellado por el responsable.
6.sello de goma
Un sello de caucho es un HANKO hecho de caucho y tiene grabado el nombre de la empresa, el nombre del representante, el TEL , la dirección, etc. En lugar de usarse como HANKO, se usa para mejorar la eficiencia del trabajo al eliminar la molestia de escribir a mano. Sin embargo, no deja de ser un HANKO creado por la empresa, por lo que debes manipularlo con cuidado.
¿Se requiere HANKO para el presupuesto digitalizado?
Recientemente, ha habido un aumento en el número de casos en los que la parte que realiza el pedido solicita convertir la cotización en datos como un archivo PDF y enviárselo. Incluso cuando una cotización se convierte en datos y se emite, la función de la cotización en sí sigue siendo la misma. Por lo tanto, es mejor colocar un HANKO o un sello cuadrado en la estimación basada en datos.
Para sellar una cotización creada a partir de datos, existe un método para crear un documento en una computadora, imprimirlo, sellarlo y luego escanearlo y convertirlo en datos nuevamente. Sin embargo, este método requiere mucho tiempo y no es muy eficaz. A la hora de emitir cotizaciones como datos, recomendamos utilizar un HANKO electrónico en lugar de un HANKO físico.
Un HANKO electrónico es un HANKO digital que se convierte en datos y se puede utilizar para sellar documentos electrónicos en una computadora. Hay dos formas de crear un HANKO electrónico; una es escanear el sello impreso en papel y guardarlo como datos de imagen. El otro tipo es una identificación electrónica que se puede crear mediante un servicio pago. No importa qué HANKO electrónico utilice, el efecto legal sigue siendo el mismo.
Incluso si se trata de un presupuesto digital, es un documento importante para presentar los detalles de la transacción antes de firmar un contrato. Es una buena idea preparar un HANKO electrónico como alternativa al HANKO físico.
Corporación de HANKO electrónico tipo Kakuin.
HANKO electrónico tipo sello personal
HANKO electrónico tipo sello redondo de corporación de sello
HANKO electrónico tipo nombre personalPuntos a tener en cuenta al utilizar HANKO electrónicos
Aunque el número de situaciones en las que se utilizan HANKO electrónicos va aumentando paulatinamente, los HANKO electrónicos no han penetrado en todas las empresas. No hay problema si la parte que realiza el pedido solicita un presupuesto digitalizado, pero puede haber casos en los que la parte que realiza el pedido quiera enviar un presupuesto digitalizado.
En este caso, verifique de antemano si su socio comercial admite HANKO electrónicos antes de enviar la cotización. Esto se debe a que muchas empresas no permiten el uso de HANKO electrónicos.
Además, cuando utilice HANKO electrónicos, asegúrese de garantizar la seguridad. Los HANKO electrónicos se pueden crear fácilmente simplemente guardando la impresión del sello como datos de imagen, pero existe un alto riesgo de que los datos de la impresión del sello se utilicen indebidamente. Cuando utilice un HANKO electrónico para transacciones fuera de la empresa, considere utilizar un HANKO electrónico que tenga información de identificación agregada a la impresión del sello.
Los HANKO electrónicos con información de identificación se pueden utilizar con un servicio de HANKO electrónico pago. Dado que el número de serie y la información del usuario pueden confirmarse a partir de la impresión del sello, se puede mantener la seguridad evitando el uso indebido o la falsificación de la impresión del sello.
resumen
Una cotización es un documento que permite a la parte receptora presentar los detalles de la transacción a la parte ordenante antes de firmar un contrato. No es necesario tener un HANKO o sello cuadrado en el presupuesto, pero al colocar un sello, el presupuesto será visto como un "documento oficial emitido por la empresa".
Sin embargo, incluso si no sella la cotización, la validez de la cotización no cambiará. Sin embargo, es una buena etiqueta en las empresas japonesas HANKO los documentos con un sello, y es mejor hacerlo a menos que existan circunstancias especiales. Ya sea que el presupuesto sea en datos o en papel, es mejor utilizar un HANKO o sello cuadrado para construir una relación de confianza con el socio comercial.
impresión de vales
Cotización iPM-01 Impresión de comprobante estándar
sello de goma
HANKO electrónico
Sello corporativo registrado Compañía/ HANKO corporativo
Sello bancario corporativo HANKO de empresa/corporativo
Sello cuadrado corporativo HANKO para empresas/corporaciones
Establecimiento set de 4 HANKO de empresa/corporación
Establecimiento set de 3 HANKO de empresa/corporativo
Sello de nombre Sello de penetración/Shachihata
