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En el mundo empresarial actual, es fundamental que las empresas trabajen juntas para crecer juntas. En el proceso, a menudo compartimos información muy confidencial. Sin embargo, si por alguna razón la información se filtra o se transmite a un competidor, se pueden perder oportunidades comerciales o surgir problemas importantes.
Un NDA (acuerdo de confidencialidad) es la clave para evitar que ocurran tales problemas. En este artículo, explicaremos el concepto básico, la necesidad, los tipos, el momento de vinculación, cómo redactar y las reglas para firmar y sellar acuerdos de confidencialidad.
¿Qué es NDA (acuerdo de confidencialidad)?
Un NDA (acuerdo de confidencialidad) es un contrato que acuerda el manejo de información con el fin de evitar fugas de información y uso no autorizado. Las empresas, los proyectos y las solicitudes de patentes a menudo implican compartir información altamente confidencial. Por ejemplo, información sobre desarrollo de nuevos productos, investigación y desarrollo, información técnica antes de la solicitud de patente, etc.
Si no firma un acuerdo de confidencialidad, aumenta el riesgo de que se filtre dicha información confidencial. El uso no autorizado o la transmisión de información a los competidores pueden generar problemas graves, incluida la pérdida de competitividad y credibilidad empresarial. Por lo tanto, la información altamente confidencial requiere una gestión y manejo adecuados. Los NDA desempeñan un papel importante a la hora de compartir esta información para evitar filtraciones y usos indebidos.
Por qué necesitas un acuerdo de confidencialidad
Explicaremos en detalle por qué es necesaria una NDA.
Para evitar la fuga de información y el uso no autorizado
Cuando empresas e individuos realizan negocios o proyectos, se puede compartir información confidencial importante, como información personal e información técnica. Esta información puede ser extremadamente valiosa para los competidores y otros.
Por ejemplo, si se filtra información sobre las características y especificaciones de un producto en desarrollo a una parte externa, los competidores pueden usar esa información para desarrollar e implementar mejores productos más rápido de lo que pueden completarse sus propios productos.
De esta manera, si la información confidencial se filtra al mundo exterior y se utiliza indebidamente, puede convertirse en un problema grave. Al celebrar un NDA, se establecen reglas claras y legalmente vinculantes sobre el manejo de la información, lo que evita la fuga de información y el uso no autorizado.
Para solicitud de patente
Al presentar solicitudes de patente, podemos compartir información que contenga tecnología o ideas patentadas con otros. Si esa información se hace pública o la conocen los competidores antes de que se presente una solicitud de patente, se puede perder la novedad y no se puede obtener la patente.
Al firmar una NDA, se establecen reglas claras sobre el manejo de la información y se reduce el riesgo de fuga de información, lo que permite que el proceso de solicitud de patente se desarrolle sin problemas.
Para prevenir la competencia desleal
Cuando una empresa o un individuo realiza un negocio o proyecto, puede producirse competencia con otros. La competencia desleal puede ocurrir cuando se hace mal uso de información confidencial o se pasa a la competencia.
Por ejemplo, la empresa A está desarrollando un nuevo servicio utilizando nueva tecnología. Para el desarrollo, decidimos pedirle cooperación al desarrollador externo B. En este caso, el desarrollador B conoce la información confidencial de la empresa A. Si el Desarrollador B filtra esa información a un competidor o inicia él mismo un servicio competidor, la Empresa A se verá involucrada en competencia desleal.
Al firmar un acuerdo de confidencialidad entre la empresa A y el desarrollador B, las reglas relativas al manejo de la información quedarán claras, lo que permitirá a la empresa A continuar con el desarrollo con tranquilidad. De esta manera, las NDA desempeñan un papel importante a la hora de prevenir la competencia desleal y crear un entorno en el que las empresas y los individuos puedan compartir información confidencial con tranquilidad.
Tipos de acuerdos de confidencialidad
Hay dos tipos de NDA: acuerdos unilaterales de confidencialidad y acuerdos mutuos de confidencialidad. Un acuerdo unilateral de confidencialidad obliga únicamente a la parte que proporciona la información a mantener la confidencialidad, mientras que un acuerdo mutuo de confidencialidad obliga a ambas partes a mantener la confidencialidad.
Los acuerdos unilaterales de confidencialidad se utilizan cuando las empresas proporcionan información sobre tecnología o productos patentados.Este contrato puede prohibir al destinatario de la información su divulgación.
Los acuerdos mutuos de confidencialidad, por otro lado, se utilizan cuando dos empresas se proporcionan información entre sí. En este caso, ambas partes deberán mantener la confidencialidad, por lo que el contrato contendrá disposiciones detalladas respecto de la divulgación, uso y almacenamiento de la información.
Momento para concluir la NDA
El momento para concluir una NDA es antes de que comience a proporcionar o compartir información confidencial. Esto aclara cómo se maneja la información y minimiza el riesgo de fuga de información.
Cómo escribir un NDA
Al redactar una NDA, es importante indicar claramente el propósito del contrato, la definición de información confidencial, las medidas que se tomarán en caso de incumplimiento de las obligaciones, la duración del contrato y lo que sucederá después de que finalice el contrato. Al aclarar estos detalles, los derechos y responsabilidades de ambas partes quedarán claros y se podrán evitar problemas.
El Ministerio de Economía, Comercio e Industria ha publicado el formato del contrato al celebrar una NDA. Si planea firmar un acuerdo de confidencialidad, asegúrese de verificar esto.
Reglas para firmar/firmar un NDA
En cuanto a las reglas para firmar un NDA, es común que se coloque la firma de un representante y un sello corporativo. Sin embargo, es aconsejable confirmar con antelación el tipo de HANKO y cómo firmarlo y colocarlo con la otra parte.
HANKO que se puede utilizar para NDA
El tipo de HANKO depende de la importancia del contrato. Si el asunto es de poca importancia, una firma o sello del responsable puede ser suficiente, pero cuando se intercambia información importante entre empresas se suele utilizar un sello representativo y puede ser necesario un certificado de HANKO.
Además, si un empleado con autoridad de aprobación coloca su sello, utilice el sello oficial. Las empresas suelen tener reglas con respecto a los sellos y es importante seguirlas.
Legalmente, se puede utilizar cualquier HANKO para sellar el contrato, pero en la práctica puede ser preferible utilizar un sello registrado. Además, dependiendo del tipo de contrato y los detalles de la transacción, elegir un HANKO que siga las prácticas habituales ayudará a que la transacción se desarrolle sin problemas.
Cómo firmar y sellar un NDA
Para firmar y colocar su sello en un NDA, primero escriba su firma y fecha en la última página del contrato, y debajo escriba el nombre de su empresa y su nombre individual. Los contratos de NDA a menudo especifican obligaciones de confidencialidad, medidas a tomar en caso de violación, período del contrato y qué hacer una vez finalizado el contrato, así que asegúrese de comprender completamente el contrato antes de firmarlo y sellarlo.
Puntos de control al firmar un NDA
Al concluir un NDA, es importante verificar los siguientes elementos.
Aclara tu propósito
El propósito de celebrar una NDA es mantener la información confidencial. La NDA debe indicar claramente el alcance de la información que se comparte y el propósito para el cual se utilizará. Es importante que ambas partes tengan un entendimiento común sobre el propósito de compartir información. Formularemos reglas para el manejo de la información en función de los fines que ambas partes acuerden.
Aclarar la definición de información confidencial.
Al firmar un acuerdo de confidencialidad, asegúrese de aclarar el alcance de la información que se tratará como información confidencial. Si el alcance de la información confidencial es ambiguo, será difícil responsabilizar a la otra parte en caso de violación. Tener una definición clara facilitará la adopción de acciones legales en caso de que se filtre o se haga un mal uso de información confidencial. Además, al aclarar la definición, será más fácil comprender qué información está sujeta a protección y será posible una gestión adecuada de la información.
Aclarar las medidas a tomar en caso de incumplimiento de obligaciones
La NDA debe establecer claramente acciones específicas por incumplimiento de obligaciones. Al aclarar qué medidas se tomarán en caso de incumplimiento de obligaciones, como sanciones e indemnización por daños y perjuicios, se puede reducir el riesgo de incumplimiento de contrato.
Establecer un período de contrato adecuado
El período del contrato determina el período durante el cual se manejará la información. Si el período es demasiado largo, el manejo de la información se volverá complicado, y si el período es demasiado corto, es posible que la confidencialidad de la información no se mantenga lo suficiente, así que asegúrese de establecer un período adecuado.
Además, en los negocios hay situaciones en las que sería un problema si la información se hiciera pública inmediatamente, incluso después de finalizar el período del contrato. Por lo tanto, es una buena idea incluir en el contrato la condición de que la NDA permanezca en vigor durante varios años después de que finalice el contrato.
Aclarar qué hacer una vez finalizado el período del contrato
Es importante incluir procedimientos específicos en la NDA para cuando las obligaciones de confidencialidad continúen una vez finalizado el período del contrato y para la devolución y destrucción de información. Si las obligaciones de confidencialidad continúan incluso después de la finalización del contrato, esto debe quedar claro. Al establecer procedimientos específicos para devolver y destruir información, puede minimizar el riesgo de fuga de información.
Al verificar los puntos anteriores, puede minimizar los riesgos al concluir un acuerdo de confidencialidad. Antes de firmar un NDA, asegúrese de verificar los puntos anteriores y redactar un contrato.
resumen
Los NDA (acuerdos de confidencialidad) desempeñan un papel importante cuando las empresas comparten información confidencial entre sí. Se celebran con el fin de impedir la filtración y el uso no autorizado de información confidencial, solicitudes de patentes y competencia desleal. Por otro lado, sin una NDA, será difícil emprender acciones legales si se filtra información.
Al concluir una NDA, es importante indicar claramente el propósito de compartir información confidencial y las medidas que se tomarán en caso de incumplimiento de las obligaciones. Esto facilita que ambas partes trabajen juntas hacia el mismo objetivo.
No existe ninguna especificación legal sobre el HANKO utilizado para sellar un NDA. Por lo tanto, es mejor colocar su sello con un HANKO basado en las reglas de la empresa. Si necesita crear un nuevo HANKO, puede hacerlo en Hanko Shop 21. En Hanko Shop 21, puede crear HANKO personales, HANKO corporativos, sellos de caucho y otros HANKO para utilizar al celebrar contratos en línea.
